Polityka prywatności i cookies

1. Administratorzy danych i kontakt

Informacja dotyczy serwisu Nocy Biologów: kont uczestników, rezerwacji, formularza kontaktowego, zabezpieczeń i publikowanych materiałów. Organizatorzy lokalni samodzielnie publikują swoje materiały w panelu.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem centralnego serwisu, obsługą kont użytkowników i funkcjonowaniem systemu rezerwacji jest Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ul. Henryka Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań. Organizatorzy lokalni uzyskują dostęp do danych osób zapisanych na ich wydarzenia w celu obsługi tych wydarzeń. Informacje dotyczące przetwarzania danych przez organizatora poza centralnym serwisem należy uzyskać bezpośrednio od tego organizatora.

Kontakt do IOD UAM: iod@amu.edu.pl. Rola UAM oraz kontakty innych administratorów wymagają potwierdzenia dla poszczególnych procesów.

2. Zakres danych

System rejestracji przewiduje imię, nazwisko, miejscowość, telefon, e-mail i hasło przechowywane w postaci skrótu. W przypadku grupy przewiduje również typ, nazwę i adres szkoły oraz liczebność grupy. Rezerwacje łączą konto z terminem i liczbą miejsc.

Formularz kontaktowy przetwarza nazwę nadawcy, e-mail, treść korespondencji i wskazanego odbiorcę. System wykorzystuje także tokeny bezpieczeństwa, dane sesji i liczniki prób. Zakres logów i danych rejestrowanych przez hosting wymaga inwentaryzacji.

Przed publikacją należy potwierdzić niezbędność każdego wymaganego pola. Nie należy wpisywać danych uczniów, danych o zdrowiu ani innych zbędnych informacji do treści wiadomości.

3. Cele i podstawy prawne

Cele obejmują obsługę konta, potwierdzanie adresu, reset hasła, rezerwacje i ich zmiany, odpowiedzi na wiadomości oraz ochronę systemu przed nadużyciami.

Dane osobowe są przetwarzane w celu prowadzenia konta użytkownika, obsługi zapisów na wydarzenia, przekazywania związanych z nimi wiadomości, udzielania odpowiedzi na zgłoszenia oraz zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu. Zakres danych wykorzystywanych w poszczególnych czynnościach jest związany z ich celem. Założenie konta i dokonanie rezerwacji wymagają podania danych wskazanych w odpowiednich formularzach jako obowiązkowe. Niepodanie tych danych uniemożliwia skorzystanie z danej funkcji. Akceptacja regulaminu oznacza przyjęcie warunków korzystania z serwisu, a potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności potwierdza otrzymanie informacji o przetwarzaniu danych. Żadna z tych czynności nie jest zgodą marketingową ani ogólną zgodą na przetwarzanie danych w dowolnym celu.

Akceptacja regulaminu i potwierdzenie zapoznania się z tą informacją nie są zgodą na dowolne przetwarzanie danych. Ewentualne dodatkowe zgody muszą dotyczyć odrębnych, konkretnych celów i być dobrowolne.

4. Odbiorcy i organizatorzy lokalni

Serwis jest utrzymywany na hostingu home.pl na podstawie umowy zawartej przez Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Wiadomości systemowe są wysyłane za pośrednictwem serwera SMTP home.pl. Dostawca infrastruktury może przetwarzać dane w zakresie wynikającym ze świadczenia tych usług. Upoważnieni użytkownicy panelu organizatora lokalnego mają dostęp wyłącznie do danych osób zapisanych na wydarzenia tego organizatora i mogą eksportować te dane w celu obsługi wydarzeń. Dostęp do danych mogą mieć także osoby upoważnione do obsługi technicznej serwisu, w zakresie potrzebnym do wykonywania ich zadań. Dane mogą zostać udostępnione właściwym organom, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Nie przyjmuje się automatycznie, że organizatorzy widzą wyłącznie dane swojej jednostki. Taki zakres musi zostać potwierdzony w konfiguracji uprawnień i dokumentach określających role stron.

5. Przechowywanie i usuwanie

Konta użytkowników nie są automatycznie usuwane po zakończeniu edycji wydarzenia. Pozostają dostępne w kolejnych latach, aby umożliwić ponowne korzystanie z serwisu bez zakładania nowego konta. Historia rezerwacji również pozostaje w systemie między edycjami. Dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Przy ustalaniu okresu ich przechowywania uwzględnia się dalsze korzystanie z konta, obsługę rezerwacji i zgłoszeń, bezpieczeństwo serwisu oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa. Użytkownik może zwrócić się o usunięcie konta lub danych na adres rav@amu.edu.pl. Wniosek jest rozpatrywany z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i ewentualnej konieczności dalszego przechowywania określonych danych. Usunięcie danych z centralnego serwisu nie oznacza automatycznego usunięcia kopii wcześniej pobranych przez organizatora lokalnego.

Okresy opisane w dokumencie muszą odpowiadać działającym procedurom usuwania lub anonimizacji. Samo opublikowanie polityki nie usuwa danych z bazy ani kopii zapasowych.

6. Prawa osób

W granicach przewidzianych prawem przysługują prawa dostępu, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Zależnie od podstawy i sposobu przetwarzania mogą przysługiwać także przenoszenie danych i sprzeciw. Jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody, można ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądania należy kierować do administratora właściwego dla danego procesu; w razie wątpliwości kontakt do IOD UAM podano powyżej.

7. Dobrowolność i automatyczne decyzje

DO ZATWIERDZENIA: określić wymagane i opcjonalne dane, skutki ich niepodania oraz ewentualne obowiązki ustawowe. Niepodanie danych niezbędnych do danej funkcji może uniemożliwić jej realizację.

DO POTWIERDZENIA: profilowanie i zautomatyzowane decyzje w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne sprawdzanie dostępności miejsc i limity bezpieczeństwa należy opisać zgodnie z ich rzeczywistą rolą.

8. Cookies i inne mechanizmy przeglądarki

Serwis wykorzystuje sesje PHP do obsługi wybranych funkcji, m.in. logowania, zabezpieczenia formularzy i CAPTCHA. W kodzie występują także zapamiętywanie jednostki i naliczanie odwiedzin w sesji; nie wszystkie zastosowania należy automatycznie uznać za niezbędne.

Serwis wykorzystuje pliki cookies związane z mechanizmem sesji PHP. Służą one do utrzymywania zalogowania, zabezpieczania formularzy oraz obsługi funkcji serwisu, w tym zapamiętywania wybranej jednostki. Mechanizm sesji jest również wykorzystywany do naliczania odwiedzin. Użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce. Ograniczenie ich obsługi może uniemożliwić logowanie lub korzystanie z niektórych funkcji serwisu. Akceptacja regulaminu ani potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności nie oznaczają zgody na wykorzystywanie cookies do celów, dla których wymagana jest odrębna zgoda.

Zapis lub odczyt informacji nieobjęty ustawowym wyjątkiem może następować dopiero po wymaganej zgodzie. Ta paczka nie wdraża platformy zgód ani blokowania dodatkowych skryptów. Checkbox rejestracji nie jest zgodą na cookies.

9. Mapy, CDN i inne połączenia zewnętrzne

W dotychczasowym kodzie występują zasoby OpenStreetMap, jsDelivr, unpkg, Tailwind CSS i Font Awesome; na stronie głównej także Google Fonts. Przeglądarka łączy się z dostawcami zasobów, co wiąże się z przekazywaniem danych technicznych połączenia. Leaflet i Swiper są bibliotekami; należy odróżnić je od dostawców kafelków, hostingu bibliotek lub fontów.

Serwis korzysta z zasobów zewnętrznych, w tym map, bibliotek i fontów. Wczytanie takiego zasobu wiąże się z nawiązaniem połączenia przeglądarki użytkownika z serwerem jego dostawcy. Dostawca może w związku z tym otrzymać informacje techniczne dotyczące połączenia, w szczególności adres IP i dane przekazywane przez przeglądarkę. Zasady przetwarzania tych informacji, w tym lokalizacja ich przetwarzania, zależą od dostawcy i wykorzystywanej usługi. Nie należy zatem przyjmować, że korzystanie z serwisu wiąże się wyłącznie z przetwarzaniem danych na serwerach dostawcy hostingu.

Lista ma odpowiadać wdrożeniu. Przeniesienie bibliotek na własny serwer wymaga aktualizacji opisu. Map i innych integracji nie należy automatycznie uznawać za neutralne dla prywatności.

10. Dokumentacja akceptacji

Po wdrożeniu dostarczonej integracji system zapisuje identyfikator konta, wersję zaakceptowanego regulaminu, wersję potwierdzonej informacji o prywatności i czas zapisu. Nie zapisuje dodatkowo adresu IP ani User-Agent w tabeli potwierdzeń.

Okres przechowywania tych potwierdzeń oraz podstawa prawna muszą zostać ustalone przed uruchomieniem integracji.